בימינו, קשה למצוא עסקים ללא מרכזייה. עכשיו אנו מציגים בפניכם את הבשורה החדשה: מרכזייה וירטואלית.
מרכזייה וירטואליתהמרכזייה היא האפשרות של עסקים לתת מענה קולי ואנושי טוב יותר ללקוחות שלהם על ידי פונקציות שונות שלה, אשר יפורטו בהמשך כמו גם היתרונות שלה אל מול המרכזייה הרגילה. במשפט אחד ניתן לומר עליה, שהיא מרכזת עבור העסק את כל האפשרויות הטכנולוגיות למתן מענה זמין ויעיל ללקוחות שלו.
שירות כוללכאשר עסק מעוניין לתת שירות ללקוחות שלו, עליו לעמוד בציפיות שלהם: מענה טלפוני יעיל, מינות גבוהה, זמן המתנה נמוך למענה אנושי, הכרת ההיסטוריה השירותית שלו וכך הלאה. עמידה בציפיות גבוהות אלו דורשת עזרה טכנולוגית בעיקר כאשר יש תחרות בתחום, בו עוסק העסק.
מרבה שיחות – מרבה דאגהככל שיש יותר שיחות, שמתנהלות בעסק, בין אם הן נכנסות או יוצאות, הן דורשות ניהול אינטנסיבי יותר ובעיקר – יותר אנשים שיוכלו לנהל אותן. היות שכך,
מרכזיה וירטואלית, אשר מסוגלת לנהל כמות גדולה של שיחות על ידי אנשים שונים במקביל היא פתרון נוח ובעיקר נבון עבור עסקים אלו.
הפקת לקחיםהפקת לקחים היא חלק חשוב במתן שירות ללקוחות. כלומר, כאשר נציג של העסק נותן מידע מוטעה, עליו לדעת זאת וללמוד מטעויותיו. את זאת ניתן לעשות על ידי בקרה של השיחות בעזרת הקלטתן ושמיעתן. מקרים נפוצים יותר הם, כאשר לקוחות מתלוננים על דברים שלא נאמרו להם, או לחלופין, על דברים שהובטחו להם ולא קוימו. כאשר השיחות מוקלטות, הכל מתועד וניתן לבחון את הדברים לאשורם בקלות רבה.
תיעוד יעילאם דיברנו על החשיבות של תיעוד השיחות עם הלקוחות, חשוב להבין את המשמעות הגדולה של תיעוד נבון ויעיל. אחת הדרכים לביצוע תיעוד כזה היא קישור בין מערכת ניהול קשרי הלקוחות לבין מערכת הטלפוניה. דבר זה מתאפשר בעזרת המרכזייה הוירטואלית וכך, בכל פעם שלקוח יותר קשר עם בית העסק ממספר הטלפון הרשום במערכת, מיד עולה הכרטיס שלו במערכת ניהול קשרי הלקוחות והנציג, שנותן לו מענה יכול לדעת בדיוק את ההיסטוריה שלו בהתקשרויות העבר שלו עם העסק.
פנייה נכונהעסקים בעלי מוקדי שירות גדולים מרכזים נציגים מסוימים בעלי ידע בתחומים מסוימים על מנת שיתנו מענה מקצועי וממוקד ללקוחות הפונים אל בית העסק. על מנת שלקוחות יוכלו להגיע אל הנציג המתאים לצרכיהם, המרכזייה מאפשרת ניתוב של השיחה אל הנציג המתאים ומייעלת את השירות הניתן ללקוחות באופן משמעותי.
העברת מסריםבמידה וישנו מסר, שברצונכם להעביר לכלל הלקוחות שלכם כגון קידום מכירות וכדומה, בעזרת מרכזייה וירטואלית תוכלו להקליט הודעה, אשר תושמע בכל שיחה נכנסת. כך תוכלו לחסוך זמן רב של נותני השירות שלכם ולאפשר להם לתת מענה מבלי להעביר את המסר הרצוי לכם וגם לחסוך כסף על פרסום!
מבט אל העתידבעבר, בעלי עסקים היו נעזרים במרכזיות הרגילות, אשר נתנו מענה מצוין לצרכים שלהם. כיום ישנה אפשרות ליהנות מכל מה שיש למרכזייה רגילה להציע וגם לשמור על האסתטיקה במוקד שירות הלקוחות וכל זאת בהתקנה קלה ופשוטה ללא כבלים וחוטים מיותרים ברחבי בית העסק בהתקנת מרכזייה וירטואלית.
למה זה כל כך טוב?האפשרות לרכז את כל נושא הטלפוניה במערכת אחת נותנת שקט נפשי לבעליה ולעובדים אתה באופן שוטף. כאשר ישנו צורך במתן שירות ללקוחות רבים על ידי נותני שירות רבים, ישנה חשיבות גבוהה במיוחד לניהול נכון של כל המערך הטלפוני במוקד.