כדאיות מרכזיה וירטואלית ומסורתית לעסק

למרות הפופולריות הגוברת של דואר אלקטרוני, מדיה חברתית וכלים מקוונים ברשת אחרות, חברות מסחריות עדיין תלויות בטלפון לחלק העיקרי של התקשורת שלהם. אבל הטכנולוגיה הביאה גם לשינויים דרמטיים לשירות הטלפון, והאפשרויות לרכישת מערכות תקשורת קוליות חדשות הם רבות יותר מאי פעם, ומבלבלות יותר.

אם העסק שלך שוקל מערכת טלפון חדשה, הוא צריך לרכוש מרכזיה מסורתית או מרכזיה וירטואלית. מה כדאי לרכוש? האם כדאי לקנות חומרה לקווי טלפון מרובים, או פתרונות מבוססי אינטרנט?


האם אתה צריך מרכזיה?
כאשר בוחנים את הפתרון הנכון לעסק שלך, חשוב להבין כיצד כל אופציה עשויה לענות על צרכי התקשורת שלך. בואו נסתכל על הגורמים ועל האפשרויות השונות אחד בכל פעם.

שירות טלפון דיגיטלי היא מערכת טלפון שהופכת שיחות לנתונים דיגיטליים ושולחת אותם על גבי קווי הנתונים או באינטרנט. כל עסק גדול מעדיף להשתמש באמצעים דיגיטליים מאשר במרכזיית טלפונים רגילה. למה? בגלל שקווים דיגיטליים מאפשרים גמישות רבה יותר בהקצאת הקווים ועוד תכונות מתקדמות. מצד שני, קווי טלפון פשוטים מובנים יותר לעסק קטן, וכמו כן, לא דורשים ממנו להתחבר לאינטרנט כדי לבצע ולקבל שיחות, אלא רק לחשמל ולקו טלפון.

אם יש לך טלפון וירטואלי בבית, סביר להניח שהקו הדיגיטלי מתחלק עם חיבור האינטרנט שלך. טלפון עסקי צריך להשתמש בקו דיגיטלי נפרד, אחרת, אם מספר אנשים משתמשים בטלפונים או באינטרנט, במיוחד בפעילויות ברוחב פס גבוה, השיחות עלולות ליפול או להשתבש. לחסוך על פיסת תשתית אינטרנט כמעט בוודאות לא שווה את המחיר.

כשמשווים את המרכזייה הדיגיטלית לרגילה, יש לבדוק אם הקו תלוי בספק אינטרנט או ללכת ישר לספקית הטלפון. קשר קווי צפוי להיות יקר יותר, אבל לא יהיה תלוי באיכות של שירותי האינטרנט. לא סביר שתבחין באלפית שנייה הפסקה בשירותי האינטרנט שלך כשאתה גולש באינטרנט, אבל אותה הפסקה עשויה לנתק שיחה.

כמה קווי טלפון אתה צריך? התשובה תלויה פחות בכמה עובדים יש לך, ויותר בכמה שיחות צפויות להיות לך. כך, אם אתה ארגון של שני עובדים כנראה שתצטרך שני קווים, כי לא תוכל לענות לשתי שיחות בו זמנית. תצטרך לשים קו נוסף כדי שלקוחותיך לא יתקלו בצליל תפוס ,אבל ארגון של 10 עובדים יצטרך בין חמש לשבע קווים. ארגון של 100 עובדים יצטרך 20 קווים לפחות.

בחירת מרכזיה
תיאום קווי טלפון נעשה באמצעות מרכזיה וירטואלית, שיחות מסלולים והעברות ומנהל דואר קולי ברחבות שונות בתוך החברה. מרכזיה מסורתית היא תיבה התלויה בארון השירות עם כל קווי הטלפון מחוברים פיזית לזה, בעוד מרכזיה מודרנית עשויה באותה מידה להיות וירטואלית עם תוכנה המספקת את אותן תכונות כמו שהחומרה עשתה פעם.

האם אתה זקוק למרכזייה? תלוי אם אתה מעוניין להתחבר ממספר הטלפון שלך למערכת טלפון מרכזית אחת, או לעשות כל אחד מאלה:

שהלקוחות שלך יקבלו "פקידת קבלה" או מערכת אוטומטית המסייעת למתקשרים לחייג את השלוחה הנכונה ולהגיע למי שהם רצו.
ניהול תנועת טלפון, שמספר אנשים יכולים להשתמש באותו הסט של טלפון קווי. לדוגמא, אם יש ארגון 10 אדם וחמישה קווי טלפון, המרכזייה "משחקת" שכל עובד "שוטר תנועה" יוכל לקבל את קריאת הטלפון.

מרכזיות רבות מציעות תכונות נוספות כמו תא קולי, שיחה מזוהה והעברת שיחה כפי שתוארו בסעיף התכונות להלן. לעסקים קטנים יש יותר שלוש אפשרויות עיקריות בבחירת מרכזיות. ראשית, לקנות מרכזיית טלפון קטנה. פתרון זה הוא טוב יותר מתאים לארגונים קטנים יותר, הטלפונים המציעים מגוון מוגבל יכולים רק להרחיב עד לנקודה מסוימת, סופית.

האפשרות השנייה היא להשתמש במרכזייה וירטואלית בסף נמוך. מערכות אלו בדרך כלל מציעות דואר קולי (לעתים קרובות עם תעתיק לדוא"ל), חיוג לפי שם מדריכים, ותכונות אחרות, שכולם מנוהלים באמצעות לוח מחוונים מקוונים. הם במחיר סביר, עם עלויות נוספות למכשירים.

עסקים בינוניים וגדולים יותר צריכים לשקול חבילת מרכזיה וירטואלית, כמו אלה המוצעים על ידי חברות המתמקדים בעסקי טלפון ושירותים דיגיטליים (כמו של BCALL), הכוללות שירות טלפון דיגיטלי עם שיחות מנוהלות. החבילות ניתנות להתאמה אישיות, וניתן להגדיר את מספר שלוחות הטלפון לעסק שלך והמחיר נקבע על פי פונקציות השירות. ניתן לגשת לפונקציות באמצעות לוח מחוונים באינטרנט.

תכונות המרכזיה
יש מספר תכונות מסוימות שאנשים הגיעו כדי לצפות מהטלפונים-למשל, תיבת דואר קולי ושיחה מזוהה. אולי אתה רוצה להעביר את השיחות לטלפון סלולארי או לשולחנו של עובד אחר, אם אתה עסוק או לא נמצא. תכונות מסוגים אלה בדרך כלל מסופקים על ידי החברה המספקת את קו הטלפון, המרכזיה הוירטואלית, והטלפון עצמו; כתוצאה מכך, תכונות אלה צפויות להיות גורם מרכזי בהחלטה שלך. אם אתה מעוניין לרכוש מרכזייה פיזית מסורתית ולהתקין אותה בעצמך, זכור כי לרוב תצטרך שתי יחידות נפרדות: מרכזיה לניהול קווי הטלפון והרחבות, ומערכת קולית, המספקת שירות תא קולי פונקציונלי.

כדי לבחור את מערכת הטלפון המתאימה לעסק שלך, אתה צריך לשלב ולהתאים אפשרויות זמינות. תצורות שונות מציעות יתרונות שונים; לבחור את זו שעונה על רוב הצרכים שלך והתקציב שלך.

לעסק קטן עם משרד אחד, יכול גם להשתמש בקווי טלפון פיזיים או מרכזיה וירטואלית בעלת סף נמוך. זהו פתרון מוכר שלא דורש תמיכה או ידע רבים. ארבעה קווים עשויים להספיק לשישה או שבעה עובדים. החיסרון של מרכזייה פיזית הוא העלות של ההתקנה והתחזוקה. אם עדיין אין לך את הידע הפנימי או ניסיון ליישם ולשמור על המערכת, יהיה עליך לשכור ספק לטיפול בנושאים אלה. אם אתה צופה שהעסק שלך יגדל ושתוסיף עוד חברי צוות, ייתכן שגם תתקל בבעיות שדרוג המערכת. עם מרכזיה פיזית, ייתכן שתוכל לרכוש ולהתקין כרטיס הרחבה ולהוסיף עוד הרחבות, וייתכן שתצטרך מערכת חדשה לגמרי.

אפשרות נוספת תהיה להשתמש בטלפונים המחוברים למרכזייה וירטואלית. כך יהיה אפשר להתמודד בקלות עם עובדים מרחוק. אם הארגון שלך פזור גיאוגרפית, אם יש לך מספר משרדים בכל רחבי הארץ או העולם- מרכזיה וירטואלית תהיה יעילה יותר מזו המסורתית, ועשויה לחסוך כסף על שיחות למרחקים ארוכים בין המשרדים.

לפני שאתם מקבלים החלטה, בדוק עם ספקי הטלפוניה. רוב הסיכויים שהם מציעים חבילות הכוללות שירותי טלפון דיגיטליים ומרכזיות וירטואליות. זה כנראה יהיה יקר יותר, אבל גם יעיל יותר ויכול לחסוך כסף על שיחות. יש רק לוודא שקווי הטלפון הדיגיטליים שלך נפרדים מהקו בו אתה משתמש כדי לגלוש באינטרנט, ושיש לך מספיק רוחב פס כדי לטפל במרכזיה ובאינטרנט במשרד שלך.

סיכום
הגדרת מערכת טלפון במשרד היא מסובכת. לפני בחירת מערכת הטלפון שלך, אתה צריך לחשוב על גודלו הצפוי של העסק שלך בהמשך הדרך. פתרון בעלות נמוכה שעבד מצוין עבור שני אנשי צוות כנראה לא יהיה מסוגל לתפקד בהיקף של שישה עובדים או יותר.

זה חשוב לחשוב קדימה במונחים של המערכת עצמה. מערכות טלפון לא צריכים להיות מרגשות, פשוט שיהיה לך על מי לסמוך.

יצירת קשר

פעילות עסקית וחברתית